Bestyrelsens forretningsorden
I medfør af § 3, stk. 7, i vedtægt for Copenhagen Business School – Handelshøjskolen, fastsættes:
Bestyrelsens konstituering
§ 1. Bestyrelsens formand udpeges af CBS’ udpegningsorgan efter indstilling fra CBS’ indstillingsorgan. Bestyrelsesformanden skal godkendes af ressortminister.
Stk. 2. Bestyrelsen vælger blandt de eksterne medlemmer en næstformand. Valget sker ved simpel stemmeflerhed blandt de tilstedeværende medlemmer. Funktionsperioden for næstformanden fastsættes af den samlede bestyrelse i forbindelse med valget.
§ 2. Bestyrelsens formand repræsenterer bestyrelsen udadtil. Bestyrelsen skal påse, at lovgivning, vedtægt og forretningsorden overholdes.
Stk. 2. Formanden er talsmand for bestyrelsen og varetager den løbende kontakt til rektor mellem bestyrelsesmøderne.
Stk. 3. I formandens fravær træder næstformanden i formandens sted.
§ 3. Suppleanten for et valgt medlem træder ind, hvis det valgte medlem har forfald af mere end seks måneders varighed eller ved tre på hinanden følgende ordinære møder, men ikke ved et medlems fravær fra et enkelt møde.
Stk. 2. Såfremt et udefrakommende medlem af bestyrelsen får forfald af mere end seks måneders varighed eller ved tre på hinanden følgende møder, skal et nyt udefrakommende medlem udpeges efter bestemmelserne i vedtægtens § 5b, stk. 1-2.
Stk. 3. Deltagelse i bestyrelsesmøder via telefonkonference eller Teams betragtes ikke som forfald.
Retningslinjer for bestyrelsens arbejde
§ 4. Der afholdes min. 4 møder pr. år, inkl. et strategiseminar, som afholdes inden fastlæggelsen af det kommende års budget.
§ 5. Formanden foranlediger indkaldelse til de ordinære møder mindst 5 arbejdsdage før mødets afholdelse. Indkaldelsen ledsages af dagsorden samt relevant bilagsmateriale. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan udsendelse af dele af bilagsmaterialet efter formandens bestemmelse ske med kortere varsel.
Stk. 2. Punkter, der ønskes optaget på dagsordenen, skal være formanden i hænde senest 14 dage før mødets afholdelse.
Stk. 3. Ekstraordinære møder afholdes, såfremt formanden skønner det nødvendigt, eller såfremt mindst fem medlemmer forlanger det.
Stk. 4. Ekstraordinære møder kan, såfremt formanden skønner det hensigtsmæssigt, afholdes som telefonmøder eller via Teams.
§ 6. I særlige tilfælde kan formanden træffe beslutning om, at en sag afgøres ved skriftlig høring (f.eks. elektronisk).
§ 7. Bestyrelsen kan bemyndige formanden til at træffe beslutning i en konkret sag eller i bestemte typer af sager.
§ 8. Formanden leder bestyrelsens møder. Ved formandens forfald træder næstformanden til som mødeleder.
§ 9. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Alle sager afgøres ved simpelt flertal, med mindre andet er bestemt i vedtægten. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Ved formandens forfald er næstformandens stemme udslagsgivende.
Stk. 2. Såfremt et medlem ikke har mulighed for at deltage i et møde, kan der stemmes via skriftlig fuldmagt. Fuldmagten fremlægges for formanden inden mødets begyndelse. Et bestyrelsesmedlem kan kun oppebære fuldmagt fra ét andet medlem på et givent møde.
§ 10. Formanden træffer i samråd med rektor beslutning om indkaldelse af særligt sagkyndige i forbindelse med punkter på dagsordenen.
§ 11. Der føres beslutningsreferater over bestyrelsens møder og beslutninger truffet ved skriftlig høring.
Stk. 2. Udkast til referat sendes til bestyrelsen senest 5 arbejdsdage efter mødet. Referatet godkendes af bestyrelsen ved skriftlig høring (elektronisk) og udsendes derefter til bestyrelsens medlemmer og direktionen (jf. §22 stk. 2) og offentliggøres på CBS.dk.
Stk. 3. Det godkendte referat underskrives elektronisk i FirstAgenda af alle bestyrelsens medlemmer.
§ 12. Afbud til møder sker ved skriftlig eller telefonisk henvendelse til bestyrelsens sekretær.
§ 13. Bestyrelsen kan nedsætte ad hoc-udvalg med henblik på at udarbejde oplæg til bestyrelsen, når dette skønnes hensigtsmæssigt.
Bestyrelsens opgaver
§ 14. Bestyrelsen har ansvaret for den overordnede og strategiske ledelse af CBS. Bestyrelsen skal forvalte CBS’ midler effektivt og til størst mulig gavn for samfundet og universitetets formål. Bestyrelsen ansætter og afskediger rektor for CBS, og ansætter og afskediger efter indstilling fra rektor prorektoren og universitetsdirektøren. Bestyrelsens opgaver fremgår i øvrigt af vedtægten.
§ 15. Bestyrelsens formandskab afholder minimum ét årligt møde med institutionsrevisor.
Stk. 2. Institutionsrevisor deltager ved bestyrelsens årlige behandling af årsrapporten og afrapporterer i den forbindelse den udførte revision til bestyrelsen.
Åbenhed
§ 16. Der skal være størst mulig åbenhed om bestyrelsens arbejde.
§ 17. Dagsordener og bilag til møderne vil blive gjort tilgængelige på CBS.dk minimum 4 dage før mødets afholdelse jf. dog vedtægtens §3, stk. 2-6.
§ 18. Kommunikation om bestyrelsens beslutninger – udover hvad der fremgår af det offentlige referat – aftales mellem formanden og rektor.
§ 19. Bestyrelsens møder er offentlige. Ud over bestyrelsens medlemmer er rektor, prorektor, forskningsdekan, uddannelsesdekan, universitetsdirektør og bestyrelsens sekretær faste deltagere i alle møder, dog uden stemmeret.
§ 20. Bestyrelsen kan behandle sager for lukkede døre jf. vedtægtens §3. Formanden træffer forud for mødet afgørelse om, hvilke sager, der behandles for lukkede døre.
Stk. 2. Bestyrelsen kan desuden på mødet træffe afgørelse om, at sager behandles for lukkede døre.
Inhabilitet
§ 21. Et bestyrelsesmedlem har pligt til tidligst muligt at informere bestyrelsesformanden om sin eventuelle inhabilitet jf. bestemmelserne i Offentlighedsloven.
Stk. 2. Bestyrelsen træffer endelig afgørelse om et medlems inhabilitet.
Bestyrelsens forhold til rektor/direktion
§ 22. Bestyrelsen fastsætter rammerne for universitetets daglige ledelse, der varetages af rektor.
Stk. 2. Direktionen består af rektor, prorektor, forskningsdekan, uddannelsesdekan og universitetsdirektør.
Stk. 3. Bestyrelsen fastsætter retningslinier for forholdet mellem bestyrelse og direktion, herunder for, hvordan bestyrelsen fører tilsyn med rektors ledelse af CBS.
Stk. 4. Rektor er ansvarlig for at sikre, at bestyrelsen modtager alle væsentlige oplysninger.
Stk. 5. Rektor udarbejder én gang pr. måned en samlet orienteringsmail til bestyrelsen. Denne refereres til som ”rektors månedsmail”.
Stk. 6. Direktionens medlemmer har ret til at udtale sig på bestyrelsens møder.
§ 23. Direktionen forelægger kvartalsvise budgetrapporteringer, herunder 3-årigt budgetoverslag, og revideret budget til bestyrelsens godkendelse.
Stk. 2. Direktionen udarbejder en årlig status på målene i den strategiske rammekontrakt i forbindelse med bestyrelsens strategiseminar.
Stk. 3. Direktionen afrapporterer årligt på strategien i forbindelse med bestyrelsens strategiseminar.
Bestyrelsens selvevaluering
§ 24. Bestyrelsen gennemfører én gang årligt en selvevaluering under ledelse af formanden. Evalueringen følges op af en årlig samtale mellem formanden og det enkelte medlem.
Stk. 2. Formanden udarbejder forslag til kriterier for selvevalueringen, der fremlægges til bestyrelsens godkendelse.
Godkendelse af forretningsorden samt ændringer i denne
§ 25. Forretningsordenen vedtages af bestyrelsen.
Stk. 2. Spørgsmål om forretningsordenens forståelse afgøres af formandskabet.
Stk. 3. Forretningsordenen revideres efter behov, dog skal forretningsordenen gennemgås og evt. revideres, såfremt der foretages ændringer i vedtægterne for CBS.
Godkendt af bestyrelsen den 27. marts 2023.
Godkendt af:
Torben Möger Pedersen, formand
Michael Rasmussen, næstformand
Jonas Andersen
Lise Balslev
Gunnar Bovim
Louisa Loran
Lilian Mogensen
Sara Louise Muhr
Jesper Rangvid
Mette Vestergaard
Mikkel August Wallind